Kaizen Your Life

Kali ini saya ingin berbagi mengenai suatu konsep yang disebut dengan kaizen (karakter kanji dalam bahasa Jepang: 改善 ). Kedua huruf kanji tersebut secara harfiah memiliki makna – kai yang memiliki makna “perubahan” dan – zen yang memiliki makna “baik”. Dalam Bahasa Inggris, kata kaizen ini sering diterjemahkan dengan continuous improvement, atau dalam Bahasa Indonesianya menjadi perbaikan berkelanjutan. Prinsip kaizen ini merupakan suatu prinsip yang sering diadopsi dalam metode bisnis orang Jepang dan memiliki suatu pola yang berbentuk siklus, seperti judulnya dalam Bahasa Indonesia yang menggunakan kata “berkelanjutan”.

Sejarah dari perkembangan konsep kaizen ini bermula ketika W. Edwards Deming bekerja bersama-sama dengan pabrik Toyota di Jepang pada masa setelah Perang Dunia II. Konsep ini lahir untuk memenuhi kebutuhan industri yang dituntut untuk bekerja lebih efisien dan produktif. Seperti kita ketahui, perindustrian Jepang di masa setelah Perang Dunia II diawasi oleh Amerika Serikat selama  beberapa tahun di bawah pengawasan langsung oleh Jenderal MacArthur sebagai akibat Jepang menjadi pihak yang kalah. Pada masa ini, ada pengaruh-pengaruh Barat yang masuk secara perlahan ke perindustrian Jepang. Termasuk salah satunya adalah konsep kaizen ini.

Yang menarik adalah, konsep kaizen ini tidak hanya bisa diaplikasikan pada dunia bisnis saja, tapi juga pada kehidupan sehari-hari kita. Pernah nggak ketika lagi mengorganisasi sebuah acara di kampus, kamu melakukan beberapa langkah evaluasi ketika ada hal-hal teknis di lapangan yang tidak sesuai rencana awal? Nah, sebetulnya tanpa sadar kamu telah mengamalkan konsep kaizen ini dalam manajemen acara tadi. Penasaran apa saja langkah-langkah dalam kaizen? Ada 4 tahapan dalam kaizen yang terdiri dari Plan, Do, Check, Act yang sering disingkat P-D-C-A. Yuk kita bahas satu per satu tahapannya.

 

Model for Improvement
Kaizen cycle (ihi.org)

PLAN

Seperti halnya dalam bahasa Inggrisnya, plan di sini bermakna merencanakan sesuatu. Pada tahapan awal ini, kita akan mencoba menetapkan tujuan atau goal yang ingin dicapai beserta langkah-langkah yang perlu dicapai untuk mencapai tujuan itu. Jika memungkinkan, kita bisa meminta pendapat orang-orang yang lebih berpengalaman dalam menetapkan tujuan bersama langkah-langkahnya ini sehingga kedua hal tersebut lebih valid dan meminimalisasi kesalahan.

DO

Tahap selanjutnya setelah merencanakan adalah melakukannya. Lakukan langkah-langkah yang telah dipersiapkan di tahap PLAN. Tahap ini terkadang bisa dilakukan bersamaan dengan tahap PLAN.

CHECK

Setelah DO, lakukan proses CHECK, yaitu dengan mengevaluasi berjalannya proses DO. Bandingkan antara tujuan yang telah ditetapkan pada tahap PLAN dengan proses berjalannya langkah-langkah. Kamu akan menemukan hal-hal yang perlu diperbaiki agar tujuan tersebut bisa tercapai. Carilah solusi yang bisa digunakan untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan tersebut. Solusi ini bisa ditemukan dengan cara menganalisis ataupun bertanya kepada mentor yang sebelumnya sudah pernah melalui langkah yang sama.

ACT

Tahap terakhir dalam P-D-C-A ini adalah ACT. Di tahapan ini kita akan coba mengimplementasikan solusi yang telah ditetapkan pada tahap sebelumnya. Lalu kita lakukan evaluasi kembali seperti pada tahap sebelumnya. Jika ternyata masih terdapat kesalahan, coba perbaiki kembali dan implementasikan kembali. Singkatnya, 2 tahap terakhir ini seperti siklus yang terus berulang-ulang untuk menjaga agar tujuan atau goal tercapai.

 

Lalu bagaimana pengaplikasian kaizen dalam kehidupan sehari-hari?

Kita ibaratkan dalam perkuliahan semester keempat misalnya kita memiliki target untuk mendapatkan Indeks Prestasi (IP) di atas 3.5 dengan nilai akhir tiap mata kuliah minimal A-. Untuk memenuhi target tersebut, kita perlu menetapkan langkah-langkah seperti: belajar minimal 3 jam per hari di luar jam perkuliahan, menyelesaikan tugas H-2 deadline, dan mengurangi kebiasaan absen dari perkuliahan. Atau ada tips yang mungkin lebih baik lagi untuk hal ini, bisa tanya ke mapres-mapres di kampus (eh).

Kemudian kita akan mengimplementasikan langkah-langkah tersebut selama proses berjalannya perkuliahan di semester itu. Semisal, kita coba ambil masa evaluasi setelah hasil Ujian Tengah Semester dibagikan. Dari hasil UTS tersebut, kita bisa memprediksi hasil akhir kita untuk mata kuliah tersebut. Jika ternyata belum sesuai ekspektasi, coba analisis indikator-indikator yang telah kita tetapkan di awal. Apakah sudah tercapai atau belum? Jika belum, coba diperbaiki dan lihat lagi hasilnya dalam kuis harian misalnya.

Konsep ini menarik jika bisa kita lakukan secara terus menerus. Kita akan dapat menganalisis kegagalan demi kegagalan maupun ketidakefisienan yang sering kita lakukan sehingga apa yang kita lakukan bisa menjadi lebih produktif. Ada yang bilang “It’s pointless to work hard, work effectively.”

 

Sumber:

Covey, S. (1989). The seven habits of highly effective people. 1st ed. New York: Simon and Schuster.

Ihi.org. (2017). Science of Improvement: How to Improve. [online] Available at: http://www.ihi.org/resources/Pages/HowtoImprove/ScienceofImprovementHowtoImprove.aspx [Accessed 20 Jan. 2017].

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s